Yazılarım
Her Şey Bir Hayalle Başlar
İnsan hayalleri ile yaşar. Ben de hayallerimle hayat buluyorum; yaşama sevincim de hayallerimden geliyor. Mesleğimi ben seçmedim. Çoğu genç gibi ben de üniversite seçimimi ailemin tercihleri ile yaptım. Benden iki yıl önce kuzenim eczacılığı kazanmıştı; oysa ailemizin hayali çocuklarından birinin doktor olmasıydı. Bizim kuzen, yanlış(!) sıralama yaparak eczacılığı kazanmıştı.
Aslında o, doktor olmak için çıkmıştı bu yola. Kader…
Sıra bana gelmişti. Ailede sadece kız çocuklar okumuştu, erkek çocuklara ayrı ilgi ve alaka gösterilmesine rağmen hiçbiri üniversitenin kapısından geçememişlerdi. Üzerimde ciddi bir baskı vardı… Kuzen, doktorluğu kaçırmıştı; benim kazanmam gerekiyordu; bu şart olmuştu. Ancak, benim dönemimde de İstanbul dışında üniversite kazandığınızda gönderilmiyordunuz. Gerçi, hala bazı kesimlerde bu düşünce aynen devam ediyor. Bu konuda ne kadar yol aldığımızı bilmiyorum. Sadece bildiğim, tıp fakültesi haricinde İstanbul dışına çıkamayacağımdı. Bu yüzden de tercihlerime, Türkiye sınırları içindeki (gidebileceğimi düşündüğüm) tıp okullarını, hemen ardına da Endüstri Mühendisliğini (bir arkadaşımın ısrarı üzerine) yazmıştım.
Sonuçlar belli olduğunda, benim için tam bir hayal kırıklığı olmuştu; çünkü Endüstri Mühendisliğini kazanmıştım.
Kazandığım gün, beni doktor olmaya ikna eden ailem çok sevinmişti(!). Aslında, annemin hayali, erkek kardeşler için düşünülmüş ama bana kısmet olmuştu. Koltuğunun altında “T” cetveli, Yıldız Yokuşundan yukarı çıkan gençlere hayranmış ve “Çocuklarımdan biri burada okusa…” dermiş. Evet, ben Yıldız Üniversitesi Endüstri Mühendisliğini kazandım ve önceleri okula “öylesine” gittim. Kazandığım bölüme ailem sevinmişti ama aklıma tıp fakültesini bir kere yerleştirmişlerdi.
Bir daha şansımı denemek istedim ama yeteri kadar çalışamamıştım ve tabii ki “tıp” olmadı. Aradan yıllar geçti ve ben mühendis olduğum için çok mutluyum. Çok isabetli olmuş; İşimi çok seviyorum. Okuldan mezun olduğum gün 20 yıllık hayalim belli idi; hayallerimi gerçekleştirdim. Bundan sonraki hayallerim de belli ve şimdi de onlar için çıktım yola. İnsanlar, arkalarında kalıcı bir şeyler ve güzel şeyler bırakmak isterler. Ben de eşimin de önerisiyle, bu felsefeden yola çıkarak yaklaşık 20 yıllık iş deneyimimi sizlerle paylaşmak istedim. Şirketlerde yaşadığım ve önemli olduğunu düşündüğüm bu deneyimlerimi “iyi bir sistem kurmak” isteyen siz okurlarıma “adım adım” aktarmak üzere yazmaya başladım.
Şimdiden sizlere “adım adım sistem kurmak” için çıktığınız bu yolculukta başarılar diliyorum.
Sistem Kurmak ve Planlamak Neden Zordur Bilinmez…
Özellikle hemen hemen herkes tarafından bilinen ancak uygulamaya alınması konusunda nedense zorlanılan, ünlü İstatistikçi Walter Shewhart tarafından icat edilen ancak Dr. Edwards Deming tarafından üne kavuşturulan PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et- Önlem Al) döngüsünü hatırlatarak başlamak istiyorum. Her şeyin bir başlangıcı ve bitişi olduğu ve her bitişin yeni başlangıçlar yarattığı bu sürekli iyileştirme döngüsü olan PUKÖ’nün hayatımızın her alanında kullanabildiğini hepimiz biliyoruz.
Biliyoruz ama kullanabiliyor muyuz?
İşte bu tartışılır.
Gerçekleşmesini düşündüğümüz her şeyin o kadar çabuk olmasını istiyoruz ki Japon atasözü olan “Planlamaya ayrılan on dakika uygulamada bir saat kazandırır.” sözünü unutuyor ve hemen uygulamaya geçiyoruz. Uzun vadeli düşünemiyor anı yaşıyoruz. Bu sebeple de rotası belli olmayan bir gemi gibi rüzgârın götürdüğü yere gidiyoruz. Oysa hedefleri belli olan toplumlar, insanlar ve şirketler bu döngüyü bilinçli bir şekilde kullanabildiklerinde istedikleri yere istedikleri zamanda ulaşabiliyorlar. Öyle hemen değil. Hedef koymak sabır gerektirir. Hedefi gerçekleştirmek de iyi planlama ve sistem kurmak gerektirir.
Amaç; ulaşılmak istenen hedef için geleceği görmek, istemek, istenilen şeye kilitlenmek ve bunun için planlama yapmaktır.
Peki, Planlama nedir? diye baktığımızda birçok tanımı vardır. Ben tüm tanımları toparlayarak yazmak istiyorum. Hedefler doğrultusunda ve mevcut veriler ışığında geleceğe sistemli bir şekilde yön vermektir. Herkesin ağzına sakız olmuştur planlama. Peki, uygulamaya gelindiğinde acaba bunu yapabiliyor muyuz? Hem toplumlar, hem şirketler hem de kişiler gözünde planlamayı biraz anlatmak istiyorum.
Öncelikle toplumda yaşadığımız sorunlara baktığımızda her şey o kadar açık ki! Tamamlanamayan anayasamız, yerine oturmayan politikamız, oluşturulamayan eğitim sistemimiz, çözemediğimiz trafik sorunumuz, şehirleşemediğimiz şehirlerimiz ve sürekli değişen ama bir türlü iyileşemeyen daha birçok konudan bahsedebiliriz.
Ve yine soruyorum gençliğe, ” Gelecek 10 yıl için planınız nedir?” Klasik cevap: ”Bugünü kurtaralım yarına bakarız.” Bu yüzden de hep yarına bakıp bekliyorlar.
İşletmelere de soruyorum aynı soruyu ve cevap yine aynı. “Her şey o kadar çabuk değişiyor ki, biz bugünü nasıl kurtarırız diye bakarken siz 10 yıldan bahsediyorsunuz” diyorlar.
İşte tam bu aşamada Francais Bacon’a ait “Metodu olan topal, metotsuz koşandan daha çabuk ilerler.” atasözünü hatırlatmak istiyorum. Ancak bu bizim ülkemiz için geçerli değil diye düşünüyorum. Gözlemlediğim şirketlerde herkes bir sistemi olsun, planlı çalışsın istiyor ama iş uygulamaya gelince nedense hem çalışanlar hem de yönetim bir türlü zaman ayırıp uğraşamıyorlar bu sistemle ve planla…
Fakat ilerleyen zamanlarda, başlıyorlar şikâyetlere: “Biz sipariş alıyoruz almaya ama zamanında gönderemiyoruz.” “Çok uzun sürüyor.” “Kapasitemizi aşıyoruz.” “Müşteri artık malını daha kısa sürede istiyor ama biz gönderemiyoruz.” “Sürekli mesai yapıyoruz.” “Özel hayat diye bir şeyim kalmadı.” “Yanlış, eksik malzeme gönderiyoruz.” “Stoklarımızı kontrol ettiğimizi sanıyor, son dakika golleri yiyoruz.” “Maliyetlerimiz çok yüksek.” “Zarar ediyoruz.” “Malımız da kaliteli ama yeterli satış yapamıyoruz.” Sanıyorlar ki sipariş hiç bitmeyecek, müşteri de memnuniyetsizliğini hiç belirtmeyecek, böyle gelmiş böyle gidecek… Tüm bunlara rağmen sorunların “Planlama” dolayısıyla “Sistemsizlik ”ten olduğunu düşünemiyorlar.
Nasıl olsa birileri siparişi alıyor, birileri de üretince sanıyorlar ki her şey yolunda gidecek.
Eğer bir şirkette iyi bir planlama sistemi yok ise; bir üretim firmasından örnek verecek olursam; planlama, imalat ve satış çatışmaları başlar. İmalat, planlamanın planına uymaz; satış, planlamayı geçer imalata acil işler verir… Çalışanlar ,“kalıp tak, kalıp çıkar” uğraşır durur. “Kalite Kontrol”, hangi ürünü takip edeceğini şaşırır. Acil siparişler depoda yığılmıştır. Müşteri almamıştır ya da acil diye alınan sipariş aslında acil değildir. Plansızlık nedeniyle stok oluşmuştur. Günü gelmiş ve gitmesi gereken ürün gidememiş, çalışacak ortam kalmamış, sinirler gerilmiş, mesailer başlamıştır. Maliyetler artmıştır ama kimsenin bunu görecek hali kalmamıştır; çünkü “Bir an önce sipariş bitsin ve müşteriye gitsin…”, istenen bu olmuştur. Her seferinde bu gerginlik yaşanıp siparişin müşteriye gecikmeli de olsa gitmesi sonucunda her şey unutulmuş ve aynı şekilde çalışmaya devam edilmiştir. Herkes durumdan şikâyetçidir ama çözüm yoktur; çünkü her şey acildir ve vakit yoktur. Tekrar başa dönülmüş ama PUKÖ döngüsünün “Planla” ve “Önlem al” adımlarının dışındaki “Uygula” ve kısmen de olsa “Kontrol Et” adımları gerçekleştirilmeye çalışılmıştır.
Oysa en önemli iki faaliyet olan “Planla” ve “Önlem al” adımları atlanmış bunun farkına bile varılmamıştır. Hep “Planlama” yaptıklarını ve tekrar tekrar eden hataları “Önle”diklerini sanmışlardır. Sistem kurmanın ve plan yapmanın gereksiz bir faaliyet olduğunu ve bununla vakit kaybettiklerini düşündükleri için gerçekte “Zaman, İş gücü ve Maliyet”ten kaybettiklerini görememişler zaten görmeyi de gerçekten istememişlerdir.
Nedendir bilinmez! Oysa Francais Bacon’a ait sözü tekrar hatırlatmak isterim. “Metodu olan topal, metotsuz koşandan daha çabuk ilerler.” Sizleri “adım adım sistem kurma”ya davet ediyorum.
Biz Daha Önce Denedik ama Olmadı
“Bildiklerimiz değil, doğru zannettiklerimiz başımızı belaya sokar.”
(Lincoln)
Birçok firmayı incelediğimizde gördüğümüz bir gerçek vardır. Aslında onların da yapmak istedikleri bir şeydir “sistem kurmak.” Hedefleri, nesilden nesile büyümek ve gelişmektir.
İster yeni, ister eski bir firma olsun, bir an önce büyüsün, verimli olsun ve kâr elde etsin isterler. Bunlardır acil istedikleri; ancak bunları isterken çok sabırsız davranırlar, yeni bir firmanın çok çabuk büyüyeceğini, kurulmuş bir firmanın da çok çabuk değişebileceğini düşünürler.
Aslında “çok şey bilir firma sahipleri” ama iş uygulamaya geldiğinde hiç vakitleri yoktur. Kendilerine göre bir düzen kurmuşlardır ve bu düzen içinde dönüp dururlar. Hayalleri hep büyümek, verimli olmak ve kâr elde etmektir. Bu arada, teknoloji gelişmiştir, yöntemler değişmiştir, yeni yeni fikirler oluşmuştur ancak değişmeyen bir şeyleri vardır; “vazgeçilemez” alaylı bir veya birkaç kişileri… Zamanında bu yola, birkaç kişi ile birlikte çıkmışlardır. Bazen hiç tahmin edemedikleri kadar büyümüşler, kendileri de şaşırmıştır bu işe, bazen de hiç memnun değillerdir bulundukları yerden. Her iki durumda da artık bir şeylerin değişmesi gerektiğinin farkındadırlar; ancak nereden başlayacaklarını ve bunun nasıl olacağını bilemezler bir türlü.
Bu kişiler, kendilerini firmaya öyle kabul ettirmişlerdir ki firmalar da onlar gittiğinde işlerin yürümeyeceğini zannederler ve değişmesi gereken sisteme kendileri “taş koyarlar.”
Bir grup firma sahibi de aslında bu kişilerin, firmadan çoktan gitmesi gerektiğine herkesi inandırırlar ama bu konuda çok duygusal oldukları için de onların her türlü kaprisine boyun eğerler ve çalışmaya devam ederler.
Her “Değişmeliyiz!”dediklerinde profesyonel yöneticilerle çalışmaya karar verirler. Bu sefer de bu vazgeçilmez kişilerle profesyonelleri karşı karşıya getirirler.
Profesyonellere yetki vermeyerek hareketlerini kısıtlayıp, “Bakın siz de bir şey yapamadınız!” diyerek bindikleri dalı keserler.
İşte bu firmalar, birçok kez sistem kurmaya karar verip kalifiye personel ile çalışır ama bir türlü başarılı olamazlar. Ne istediklerini tam olarak bilemedikleri için de:
• Ya gelen kişileri kendilerine benzetip çarkın içinde birlikte dönerler ya da gelen kişiler firmayı terk ederler,
• Bazen gelen kişiler beceriksizdirler bazen de firmalar gelen kişileri yeterince tanıyamamışlardır,
• Çoğu zaman gelen kişiler yönetimden çok daha fazla bilgi ve beceriye sahiptirler; ancak, firma sahipleri bu yeteneklerini kullanmalarına fırsat vermezler,
• Genellikle de gelen kişilere yeterli süreyi vermeyip başarısız ilan ederler…
Sonra da “Biz daha önce de denedik ama olmadı.” derler.
Bu firma sahiplerinden kimi hiçbir kitap ve yayın okumaz, gelişmeleri takip etmez ama ister; kimi de çok okur ama ne istediğini bilmez; sonuç hep aynıdır. “Sitem kurmayı denedik ama olmadı, biz böyle daha iyiyiz, sistem de neymiş!” demekle yetinirler. Kendi sektörlerinin hep zor olduğunu ve kolay kolay sistem kurulamayacağını savunurlar.
Onlar için hep örnek birileri olmalıdır. Kendileri örnek olamazlar…
Bizim Sektörde Sistem Kuran Olmuş mu?
Aslında zordur “sistem kurmak”; standartlar, kanunlar ve yasal mevzuatlar çerçevesinde çalışmak… Kişilerin olduğu kadar, firmaların da bir standarda girmesi zordur.
Aslında bir ilk olmak isterler ama cesaret de edemezler. Birinin denemiş ve başarmış olması onları cesaretlendirir.
Zaten cesaretleri olsa sormazlar “Bizim sektörde sistem kuran olmuş mu?” diye.
İlk olan firmalar zaten almış başını gitmiştir. Onların bu soru ile uzaktan yakından ilgisi yoktur; çünkü onlar zaten hep ilk ve takip ettiren olmak istemişlerdir; takip eden değil…
Onlar, cesaretli olanlardır.
Sistem kurmak için önce istemek, sonra inanmak ve sabırla uygulamak gerekmektedir.
Bazen isterler, inanırlar ama uygulamadan önce benzer firmaları araştırırlar. Ne yaptıklarını, nasıl yaptıklarını ve kimlerle yaptıklarını sorgularlar. Sonrasında daha çok boğularak çok daha umutsuzluğa kapılırlar.
Çünkü bilmezler ki “Her firma ayrı bir dünyadır.” aslında… Kendilerine özel olanı ararlar… Vazgeçerler çoğu zaman da…
Oysa; Yapılması gerekenler hiç de zor değildir.
• İyi bir takım kurarak,
• Ne istediğini bilerek,
• Yönetim olarak eksikliklerinizi tespit ederek,
• Kendinizin ve çalışanlarınızın gelişimlerini sağlayarak,
• Düzenli bir organizasyon yapısı oluşturarak,
• İyi bir doküman ve kayıt sistemi kurarak,
şeffaf bir çalışma ortamı yaratmanız sonucu “ adım adım” sisteminizi kurmuş olursunuz.
