Fadime AKBAŞ

Doküman ve Kayıt arasındaki en önemli farkın kayıtların değiştirilemez olduğunu bir önceki yazımda bahsetmiştim. Veri ise; Elde etmek ve değerlendirmek istenilen bilgi olarak ifade edilebilir.

İster küçük ister büyük firma olsun hazırlanan ve doldurulan tüm form, liste, plan gibi dokümanlar kaydedildikten sonra bazen saklanıyor bazen de saklanmıyordur. Saklanmıyorsa problem o zaman başlar.

Şöyle bir düşünün: Firmanızın hedeflerini belirleyeceksiniz, ancak birkaç yıllık geriye dönük veriyi toplamak ve değerlendirmek istediniz ama bir türlü toplayamıyorsunuz; çünkü bu kayıtların gelecek yıllarda işinize nasıl yarayacağını bilmediğiniz için saklamadığınızı fark ettiniz.

Merak etmeyin yalnız değilsiniz.

Firmalar, genelde hangi verileri nasıl toplamaları gerektiğini bilmedikleri için ellerinde üzerinde tartışılacak ve karara bağlanacak kanıtları da yoktur. Bazıları buna ihtiyaç da duymazlar, çünkü her şey kafalarında saklıdır. Onlar bilirler ama bilgiyi kimse bilsin istemezler.

Bazen de firma yönetimi bu kayıtların saklanmasını istemez. Üretim Bölümü, üretir kaydetmez. Bakım Bölümü, bakım yapar kaydetmez. İnsan Kaynakları eğitim verir kaydetmez. Satınalma Bölümü satınalır kaydetmez.

Sanki her şey alım satım faturalarındaki değerlermiş gibi buna inanırlar. Parasal olarak düşünüp muhasebe tarafından çıkarılan kar ve zarar sonuçları ile sistem kurulmuş ve öylede devam edecekmiş sanırlar.

Oysa, sürekli iyileşme ve gelişme için düzenli tutulan kayıtlara, bu kayıtlardan elde edilen verilere ve bu verilerin değerlendirilmesine ihtiyaç vardır ama zaman kaybı olarak görürler hep bu işleri.

Bu arada;
“Ocak 2011 ilk haftası hangi ürünlerden ne kadar sattınız,
25 Ocak 2011 tarihli günlük maliyetiniz neydi,
yine bu tarihli depo giriş çıkış hareketleriniz nelerdi?” …gibi birkaç soru sordunuz.

Muhasebe, üretim ve satış bölümünden bu bilgileri çıkarmalarını istediniz. Bu bilgilerin sonu parasal değerlere bağlandığı için size en kısa zamanda bu bilgileri vereceklerdir.

Ancak;
A makinası ne zaman, ne kadar ve hangi konularla ilgili arızalandı,
X ürününde yaşanan kalite problemleri nelerdi,
En çok hangi tedarikçiden hatalı malzeme geliyor,
Hangi müşteri en çok hangi konularda iade ediyor,
Kalite oranımız nedir,
Fire oranı kaç,
Hurda sebepleri ve hurda oranı nedir,

diye sorsanız, eğer düzenli bir kayıt sistemleri yoksa raporların düzgün bir şekilde elinize geçmesi ya mümkün olmayacak ya da uzun bir zaman alacaktır.

Peki, şimdi ne olacak? O yılı iyi veya kötü atlattığınıza şükrediyorsunuz. Bundan sonra da böyle mi devam edeceksiniz, bu sistem doğru mu?

“Bu süre çok uzun, bu kadar zamanda neler yapılır neler!” diyenlerdenseniz, sizde kayıt sistemi iyi işliyordur. Size sözüm yok; sözüm, bu verileri toplamak için oldukça fazla zamana ihtiyacı olanlar içindir.

Her şeyi kafalarında tutmaya çalışan firmalar için veri toplama diye bir kavram pek gelişmemiştir. Onlar, ürünü satarlar, paralarını alırlar, kasaya koyarlar. Sonrasında “Biz bu kadar çalışıyoruz, ancak hala istediğimiz düzeylerde kazanç elde edemiyoruz” diyenlerdir.

Daha pek çok bilgiye ulaşmak için de düzgün işleyen bir kayıt sistemi oluşturmanız gerekir. İşte buradan elde ettiğiniz veriler sayesinde kişiye değil, sisteme bağlı kalırsınız. Yani biri gittiğinde eteklerimiz tutuşmaz. Yeni biri gelir ve firmanın var olan sistemini kullanır, ihtiyaç halinde iyileştirir ve geliştirir.

İşte bu kapsamda elde ettiğiniz veriler size geçmiş için bilgi verir, gelecek için de ışık tutar. Bu ışığın görüş alanını büyütmek veya küçültmek sizin elinizde.

Kaydınız bol, verileriniz doğru olsun.

Paylaş