Fadime AKBAŞ

Sistem kurma çalışmalarına “Doküman Yönetimi” ile devam ediyoruz.

Artık kuracağımız sistem ile kurumsal bir kimlik kazanarak ve nesilden nesile sürekli iyileşerek gelişmeyi istediğimize göre şimdi de sistemin bileşenlerini açıklayarak temellerimizi atmaya başlayacağız.

Nasıl ki bir canlıyı oluşturan en küçük yapı taşı “hücre” ve görevi de “canlıların yaşamsal faaliyetlerini gerçekleştirmek” ise sistemlerin de en önemli bileşeni “doküman” ve görevi de “şirketlerin yaşamsal faaliyetleri ile ilgili bilgiler sunmak ve kanıt toplamak” tır.

Canlıların yaşamsal faaliyetleri dediğimizde, yaşamlarını sürdürebilmek için yaptığı beslenme, solunum, dolaşım, boşaltım, sindirim, üreme, büyüme, gelişme, gibi faaliyetleri aklımıza gelir.

Şirketlerin yaşamsal faaliyetleri de canlılarınkine benzer. Onlar da doğar, beslenir, soluk alır, ürer, büyür ve sürekli gelişir. Bu gelişimin izlenmesi ve takip edilmesi gerekir. Yani birtakım yazılı ve görsel materyallere ihtiyaç vardır. İşte bunlar da dokümanlardır.

Doküman Nedir?

Doküman: Herhangi bir faaliyetin metotlarını ortaya koyan veya okuyanı bir iş, bir görevle ilgili yönlendiren, elektronik ortamda veya kâğıt ortamındaki yazılı metinlerdir. Bu dokümanlar “el kitabı, proses, prosedür, talimat, plan, liste, form…” gibi şekillerde olabilir. İleride daha detaylı bir şekilde açıklayacağım.

Dokümana Neden Gerek Vardır?

Öncelikle kullanacağımız dokümanların neler olacağı hakkında biraz bilgi vermek istiyorum. Firmanızın faaliyet alanı kapsamında oluşturması gereken dokümanları sırasıyla inceleyeceğiz.

Sakın “Bunlara ne gerek var? “demeyin. Yukarıda da bahsettiğim gibi, dokümanlar sistemin temel bileşenidir.

“Neden?”  diye sorarsanız,

Şirketlerde genelde yaşanan sorunlar hep aynıdır. Eğer firmaların iyi bir sistemleri yoksa hep gelen kişiler kendilerine uygun sistem kurarlar ve giderlerken de bu sistemi alıp giderler; çünkü diğerleri tarafından ya benimsenmemiştir ya da sistem tam olarak kurulamamıştır. Belki giderken firmada biraz iz bırakmışlardır; ancak sürekli devam etmemiştir.  Oysa iyi bir sistemi olan firmalarda kişiler değişse de sistemler aynıdır. Gelenler bu sistemi daha da geliştirip sürekli iyileştirmek için bir şeyler eklerler.

Bir örnek ile açıklamak istiyorum.

İlk işe girdiğim zamanı hatırlıyorum. Bir tekstil firmasıydı. Ben, okulda tekstil ile ilgili hiçbir şey görmemişim ve Eğitim Şefi olarak alındım. Benim için çok zor olacaktı; ama firma büyük ve kurumsal olunca aslında işimin zor olmadığını da ilerleyen zamanlarda anlamıştım; çünkü benim o bölümde yapacağım tüm adımlar yazılı idi. Bana kalan, tüm bunları okumak, bana bağlı olan kişilerle paylaşmak ve uygulamaya almaktı.

Aslında benim için çok zevkli bir başlangıç da olmuştu. Hem öğrenmiş hem de işe yeni başlayan arkadaşlara eğitim vermiştim. Bir ay gibi kısa bir sürede birçok bilgiye sahip olmuştum. Eğer elimde o bilgiler olmasaydı, hem öğrenmek, hem hazırlamak, hem de eğitmek bir ayda mümkün olamayacaktı.

Peki, firma beni neden işe almıştı? Zaten ellerinde hazır bir takım bilgiler vardı. Evet… Bilgiler vardı ama firma büyüyor, gelişiyor ve rakipler artıyordu. Proseslerini, maliyetlerini sürekli gözden geçirmeleri gerektiğini biliyorlardı. Bunun için de yeni birilerine ihtiyaç duymuşlar ve beni almışlardı. Çünkü bu bilgilere katma değer sağlamamı ve proseslerini daha da iyileştirmemi istemişlerdi. 3 ay kadar bu bölümde çalıştım.  Yeni gelen elemanların seçimi ve eğitimi ile ilgileniyordum. Elimdeki tüm dokümanlar hem benim işi öğrenmeme hem de daha iyi nasıl uygulanabileceği konularında fikirler üretmeme yardımcı olmuştu. Bu kısa zamanda şirkette en az 3 yıl çalışan biri kadar bilgiye sahip olmuştum. Sonrasında başka bir bölümde çalışmaya başladığımda da firmanın tüm proseslerini genel olarak öğrenmiş ve yeni görevimde de hiç zorlanmamıştım.

Bundan sonraki iş deneyimlerimde hiç böyle bir alt yapı ile işe başlamamıştım. İşte o zaman, işe yeni başlayan birinin böyle bir alt yapı ile başlamasının ne kadar önemli olduğunu bir kez daha anlamış oldum.

Evet, şimdi de sistem kuran firmalara bunun ne kadar önemli olduğunu anlatmak istiyorum. Doküman alt yapısı olan bir firmanın sürekli gelişmesi ve iyileşmesinin, böyle bir altyapısı olmayan firmaya göre çok daha hızlı ve düzenli olacağı kesindir.

Bu arada doküman dediğimde lütfen ürkmeyin. Teklif/Sipariş formlarınız, üretim iş emirleriniz, faturalarınız, stok kartlarınız varsa girdi kontrol formlarınız bunların boş hallerine “Doküman”, üzerlerine bilgi girilip saklandıktan sonraki haline de “Kayıt” diyoruz. Dokümanlar değiştirilebilir, ama kayıtlar değiştirilemez. Bu değiştirilemeyen kayıtlardan da veriler elde eder, şirketin bütçesini, maliyetlerini, hedeflerini ve performanslarını takip ederiz.

İşte bu kayıtlar,

bazen saklanıyor bazen de saklanmıyordur. Saklanmıyorsa problem o zaman başlar. Şöyle bir düşünün: Firmanızın hedeflerini belirleyeceksiniz, ancak birkaç yıllık veriyi toplamak ve değerlendirmek istediniz ama bir türlü toplayamıyorsunuz; çünkü bu kayıtların ileriki yıllarda işinize nasıl yarayacağını bilmediğiniz için saklamadığınızı fark ettiniz. Merak etmeyin yalnız değilsiniz.

Firmalar, genelde hangi verileri toplamaları gerektiğini bilmedikleri için üzerinde konuşacakları bilgileri ellerinde yoktur. Zaten buna ihtiyaç duymazlar, her şey kafalarındadır. Onlar bilirler ama bilgiyi size aktaramazlar.

Mesela, “Ocak 2011 ilk haftası hangi ürünlerden ne kadar sattınız, 25 Ocak 2011 tarihli günlük maliyetiniz neydi, yine bu tarihli depo giriş çıkış hareketleriniz nelerdi?” …gibi birkaç soru sordunuz. Muhasebe, üretim ve satış bölümünden bu bilgileri çıkarmalarını istediniz. Eğer düzenli bir kayıt sistemleri yoksa raporların düzgün bir şekilde elinize geçmesi en az bir ay sürecektir.

Peki, şimdi ne olacak? O yılı (iyi veya kötü) atlattığınıza şükrediyorsunuz. Bundan sonra da böyle mi devam edeceksiniz, bu sistem doğru mu?

“Bu süre çok uzun, bu kadar zamanda neler yapılır neler!” diyenlerdenseniz, sizde kayıt sistemi iyi işliyordur. Size sözüm yok; sözüm, bu veri için bir aydan daha fazla zamana ihtiyacı olanlar içindir. Her şeyi kafalarında tutmaya çalışan firmalar için veri toplama diye bir kavram pek gelişmemiştir. Onlar, ürünü satarlar, paralarını alırlar, kasaya koyarlar. Sonrasında “Biz bu kadar çalışıyoruz, ancak hala istediğimiz düzeylerde kazanç elde edemiyoruz” diyenlerdir.

Yukarıda örnek verdiğim birkaç kayıta ve ileride göreceğiniz daha pek çok kayıta ulaşmak için de düzgün işleyen bir doküman oluşturmamız gerekir. İşte bu dokümanlar sayesinde kişiye değil, sisteme bağlı kalırız. Yani biri gittiğinde eteklerimiz tutuşmaz; yeni biri gelir ve firmanın var olan sistemini kullanır, ihtiyaç halinde iyileştirir ve geliştirir.

İşte bu kapsamda sizden bir proje hazırlamanızı istediler diyelim, sıfırdan hazırlamak mı daha kolaydır, yoksa elinizin altında birtakım bilgiler olduğunda mı daha kolaydır?

Evet, elinizin altında bir takım bilgiler varsa geliştirmeniz daha hızlı olacaktır. Ben de bu yüzden sizlere örnek dokümanlar veriyorum ki, “Amerika’yı yeniden keşfetmek” için zaman kaybetmeyin. Elinizin altındaki dokümanları firma faaliyet alanınıza göre yeniden değerlendirin ve geliştirin. Bu arada göreceksiniz ki bazı dokümanları hangi sektöre uygularsanız uygulayın o kadar benzer olacak ki, belki de hiç değişmeyebilecektir. Burada önemli olan bunun farkına varmış olmanız olacaktır. Boşuna kendinizi zorlamayın ilk başlangıçta olduğu gibi kabul edin. İlerleyen zamanlarda geliştirip değiştirebilirsiniz. Hatta bu konuda son zamanlarda oldukça gündemde olan paket programlardan da yararlanabilir ve manuel takipten de kurtulabilirsiniz.

DOKÜMAN KODLAMA VE HAZIRLAMA TALİMATI

DOKÜMAN YÖNETİMİ PROSESİ

Paylaş