May 1, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Proje Liderinin Seçilmesi ve Proje Ekibinin Oluşturulması

Siz, kendinize inanın,
başkaları da size inanacaktır.
( J.W. Von Goethe)

Evet!

Üst Yönetim olarak sistem kurmak ve başlamak için, inandınız ve tüm çalışanlarınıza projeyi anlattınız. Şimdi atmanız gereken ikinci adım; firmanıza sistem kurarken size yardım edecek bir “Proje Liderini” seçmeniz ve bunu da çalışanlarınıza duyurmanızdır. Proje Lideri’ni, sunuşunuzu yaparken de açıklayabilirsiniz. Birçok firmada olduğu gibi üst yönetim tarafından atanan ve tüm çalışanlara görevi anlatılan kişilerin, firmada daha başarılı olduğu bir gerçektir.

Proje Lideri, firma içinden veya yeni birisi de olabilir, bu fark etmez. Önemli olan, kuracağınız sistemi bir “proje” gibi düşünmenizdir. Kurmak istediğiniz sisteme, kimin liderlik etmesini istediğiniz ve hep yanında olacağınızı belirtmeniz gerekir. Bu konuda beklentilerinizi karşılayabilecek aşağıdaki özelliklere sahip bir kişiyi “Proje Lideri” olarak belirlemelisiniz. Bu kişi, projede sizi temsil edeceği için sizin desteğinize her zaman ihtiyacı olacaktır. Lütfen, zorlandığı, tıkandığı ve yol alamadığı zamanlarda destek olun…

Sizin inancınız onun da inancına güç katacaktır.

Peki, bu kişi kim ve hangi özelliklere sahip olmalı?images
• Hedef bilinci olan,
• Okumayı ve araştırmayı seven,
• Özverili çalışabilen,
• İyi iletişim kurabilen,
• Sır saklayan,
• Ekip çalışmasına yatkın,
• Görev paylaşımı yapabilen,
• Sıkı takipçi,
• Ofis programlarını iyi bilen,
• İnsiyatif kullanabilen biri olmalıdır ki sisteme sahip çıksın.

Siz de Proje Liderinin yanında olur, istenenleri önce siz uygularsanız, takip ederseniz, onun da uygulaması ve uygulatması daha kolay olacaktır. Yoksa yalnız bırakılırsa, “Bu, senin işin” denilir ve geri çekilinirse, burada “yanlış” başlar ve öyle devam eder. Genelde yalnız kalır, hele bir de deneyimsiz ise ne yapacağını şaşırır, şirket çalışanları ile mücadele içine girer. Genelde de firmalar bu işe sanki “başka bir iş”miş gibi baktıklarından proje ortada kalır ve o ana kadar yapılan çalışmalar boşa gider.

Bu konuyu bir örnek ile açıklamak gerekirse:
Kalite Yöneticisi olarak bir firmada çalışan bir arkadaşım anlattı. Sizlerle paylaşmak istedim: Bu arkadaşım, TS 18001 İş Sağlığı ve İş Güvenliği sistemi kurmak üzere işe alınmış; ancak bu konu ile ilgili bilgiye sahip değilmiş. Firma sahibi ile iyi iletişim kurmaları sonucu işe alınmış. Firma sahibi de “Merak etme eğitim aldırırız, biz de yardımcı oluruz, kurarız sistemi.” demiş ve başlamışlar işe…

İlk ayın sonunda arkadaş, eğitime gönderilmediği gibi destek de alamamış.

Firmanın işleri çok yoğunlaşmış, TS 18001 ile ilgilenememişler. Arkadaş, kendi başına araştırmalar yapmış, bölümlerden bilgiler toplamış ve yazmaya başlamış.Ancak, bu sistem sadece yazım işi olmadığından yazılanların uygulanmaması sonucu hiçbir ilerleme kaydedilmemiş. Altıncı ayın sonunda da firma sahibi “Bu iş olmayacak çok yoğunuz.” diyerek arkadaşı işten çıkarmış.

Eğer Proje Lideri, proje bitmeden işten çıkartılmış ise proje ortada kalır, uzar gider. Tüm çalışanların moral motivasyonu azalır, sisteme olan inanç yitirilir.

Proje bittikten sonra işten çıkarılırsa, bu sefer de yapılan onca emek boşa gitmiş olur. Aslında sistem kurulduktan sonra bu kişiye ihtiyaç daha fazladır. Bir şeyi kazanmak ne kadar zorsa, onu korumak da o kadar zordur. Bu sebeple Proje Lideri bu iş için alınmış ise sistem kurulduktan sonra sistemde kalmalı ki sistemin çalışıp çalışmadığını kontrol edebilsin. Bu nedenle yapılması gereken şey, doğru insanı seçmek ve bu uzun yolculukta birlikte olmaktır.

Ayrıca, belli aralıklarla bağımsız bir denetim ekibi ile sistemi gözden geçirmek de uygun olacaktır.
Çünkü “sistem kurmak”, bir kişinin tek başına başarabileceği bir yolculuk değildir. Mutlaka her projenin bir lideri ve proje ekibi olmalı, sistemin sürekli gelişimi için uygulamaları takip ve kontrol etmelidir.

Bu sebeple üst yönetim olarak atmanız gereken üçüncü adım:

“bir proje ekibi oluşturmak”, “etkin bir şekilde çalışmaları takip etmek” ve “projenin içinde yer almak” olacaktır. Çünkü uygulanmak istenen sistemin adı ne olursa olsun, (Yeniden Yapılanma, Süreç Yönetimi, Yalın Üretim, EFQM, ISO 9001, ISO 14001, TS 18001, TS 16949, Kurumsallaşma) sistem kurmak, tek kişinin yapabileceği bir iş değildir.

Firma büyüklüğü ve yapısına göre bölümlerdeki faaliyetleri anlatabilecek, uygulamaya alacak ve takip edecek üyelere ihtiyaç vardır; ancak iyi bir ekip kurmak gerekir. Yoksa proje ekibi kurarken yapılan hatalar, sistem kurmada başarısızlık olarak geri döner.

Peki, bu üyeler kim ve hangi niteliklere sahip olmalı?
• İlgili bölümün yöneticisi veya bölüm faaliyetlerini iyi bilen,
• Okumayı ve araştırmayı seven,
• Özverili çalışabilen,
• İyi iletişim kurabilen,
• Ekip çalışmasına yatkın,
• İyi uygulayıcı ve takipçi,
• Ofis programlarını iyi bilen ve
• İnisiyatif kullanabilen biri olmalıdır ki sisteme sahip çıksın.

Bu sistemde önemli olan şey, bireyselliğe asla yer olmamasıdır.

Tek kişinin sistem kurduğu şirketlerde, sistem varmış gibi görünür ama sadece dokümanlarda mevcuttur. Hedeflere varılmaz. Tüm bilgiler, bu kişinin kafasındadır. Kişi gittiğinde, bilgiler de onunla birlikte gider; yeni gelenler ile tekrar tekrar aynı şeyler yapılmaya çalışılır. Her seferinde kişisel sistemler kurulur. Bu, en istenmeyen durumdur; çünkü sistem düzgün ve zamanında kurulamayınca, firma yönetimi karar almakta zorlanır.
Sonuçta:
• Maliyetlerini kontrol edemez,
• Kârlılığını göremez,
• Uygun insan kaynakları politikası yapamaz,
• Yeni ürünler çıkaramaz,
• Pazarda “marka” olamaz.
Eğer şirketlerde bir ekip çalışması sonucunda sistemler kurulmuş ise herkesin sahip çıktığını, dokümanlarla uygulamaların eşleştiğini görürsünüz; çünkü “Biz yaptık!” demek kadar güzel bir duygu yoktur.
İşte bu nedenle, mutlaka ekip oluşturulmalı ve tüm çalışanlar bilinçlendirilmelidir. Birileri gittiğinde sistemler çökmemelidir.

“Çözümde görev almayanlar, problemin bir parçası olurlar.”
( J.W. Von Goethe )

FacebookTwitterGoogle+Paylaş

Got anything to say? Go ahead and leave a comment!