Fadime AKBAŞ

“Kaptanın ustalığı deniz durgunken anlaşılır mı?”

LUKİANOS

Evet, yeniden yapılanmak için ADIM ADIM sistemimizi kuracağız. Bu bir değişimdir ve bu değişim de bir projedir.

Bu projenin ilk adımı da yöneticiye aittir.

Yapılacak olan çalışmanın tüm personele aktarılması gerekir. Ancak bu, firma sahibinin / üst yönetimin aslında pek sevmediği bir adımdır. Konuşmak, onlar için çok zordur. İsterler ki kendileri söylemeden herkes her şeyi bilsin. Tabii ki bu mümkün değil… Hangi yöne gidileceği üst yönetim tarafından açık bir şekilde anlatılmalı ki, çalışanlar da neler yapılacağı ve nasıl gidileceği konusunda fikir üretebilsinler.

“Proje doğru başlarsa, doğru yürür.”

Bu kapsamda bu iş nasıl yapılacak?

Firma sahibi/Üst Yönetim;

Öncelikle idari personeli toplayarak, genel olarak bilgilendirir ve

• Projenin adını/amacını,
• Kapsamını,
• Planlanan başlangıç ve bitiş tarihini,
• Firmaya ve çalışanlara yararlarını anlatır.

Sonrasında da tüm çalışanlarını toplar, eski ve yeni tüm personeline tekrar bir konuşma yapar;

• Projenin adını/amacını,
• Kapsamını,
• Planlanan başlangıç ve bitiş tarihini,
• Firmaya ve çalışanlara yararlarını anlatır.

Bu konuda desteklerini ister, her zaman yanlarında olduğunu beden dili ile de hissettirir ve onları inandırır. Burada önemli olan Firma sahibinin/Üst Yönetimin inandırıcılığıdır. Gerçekten değişmek istediklerini, projeye bakış açılarını uygun bir dille anlatmalıdırlar ki, çalışanlarını inandırabilsinler. Çalışan inanmazsa projenin yürümesi çok zor olur. Bu sunum da mutlaka üst yönetim tarafından yapılmalıdır ki yoksa inanç olsun.

Bu konuyu bir örnek ile pekiştirmek istiyorum.

Kalite Yönetim Sistemi kurmak isteyen bir firma için teklif vermeye gittiğimde, genç bir arkadaş karşıladı beni. Firmada yeni olduğunu ve ISO 9001 belgesi alınması için işe başladığını ve konu ile ilgili çalışma yapması gerektiğini anlattı. İşe başlayalı bir ay olmuş ama genel olarak firmayı tanımaya yetmiş.

Bana firmanın sıkıntılarını anlattı ve birlikte ne yapacağımıza karar verdik. Benden teklif istedi. Bu süreç bir kaç kez tekrar etti. Son olarak, yönetici ile de fiyatı görüştükten sonra anlaştık ve işe başladım.

Yukarıda bahsettiğim gibi; işe başlamadan önce üst yönetime niçin sunuş yapması gerektiğini açıkladım. “Ben kimim, niye burada bulunuyorum?” ve “Ne yapacağım?” konularında personelini bilgilendirmesini istedim. Bana verilen cevap; “Siz işe başlayın, bir ara söyleriz” oldu. Ben de; böyle olmayacağını, mutlaka projenin ve benim çalışanlara duyurulmamız gerektiğini anlattım. Bu sefer de “Siz toplayın personeli, duyurun o zaman, ben şimdi anlatamayacağım. Siz bu konularda tecrübelisiniz, daha iyi bilirsiniz” dendi. 

Evet, ben bu konularda tecrübeliyim ama firma benim değil ki. Onları heyecanlandıracak ve yönlendirecek ben olamam, olmamalıyım. Firmanız için ne istediğinizi çok iyi bilmelisiniz ki, çalışanlarınızı da yapmak istedikleriniz doğrultusunda koşturabilesiniz. Siz inanmazsanız, onlar da inanmazlar.

Burada bir binbaşının sözünü söylemek istiyorum:

“Bir çatışma anında eğer komutan korkar ve korktuğunu belli ederse, asker savunamaz, kaçar” derdi.

İnanmak o kadar önemlidir ki; eğer firma sahibi tek kişi ise ve sistem kurmaya pozitif bakıyorsa, daha doğrusu inandığını hissettiriyorsa sistemin yukarıdan aşağıya inişi kolay olur.

Firma yönetimi çok ortaklı ise ve ortaklardan biri dahi olaya ilgisiz ve isteksiz bakıyorsa, başarı sağlamak çok zor olacaktır.

Firma kurumsal ve Genel Müdür veya CEO ile yönetiliyor ise; en başarılı sistem kurma bu tip firmalarda gerçekleşmektedir. Şeffaf yönetim tarzı ile yetki ve sorumlulukların tüm çalışanlara net bir şekilde dağıtılması ile sistem kurma en hızlı burada olmaktadır.

Ancak her üç yönetim tarzında da bunun bir süreç olduğu ve en az bir-iki yıl sonra olumlu cevap alınacağı bilinmelidir.  Genellikle bu tip projelerde, işi bir kişinin üzerine atmak, üç ay gibi kısa bir zamanda sistem kurmak ve bu sistemden verim beklemek, oldukça yanlış bir davranıştır.

Evet, firma sahibi veya sahipleri bu tip çalışmalarda yapmak istedikleri projeye inanmıyorsa başarılı olması da mümkün değildir.

Ancak, “Kalite Yönetim Sistemleri”ni kurmaya çalışmış birçok firma vardır. Üst yönetim bu işe inanmamış ise, öyle ya da böyle sistem kurulmuş ve belge de alınmış olabilir ama ilerleyen zamanlarda bu sistemin işe yaramadığını herkese söyleyip dururlar. Burada ne beklendiği çok önemlidir.

Eğer sadece belge almak hedeflenmiş ise, bir süre sonra kendilerinin söylendiği kadar dışarıdakiler de söylenirler,

• “Belgeleri var ama hiç düzenli değiller.”
• “Kendileri bile inanmamışlar.”
• “Kapıdaki bekçinin haberi bile yok.”
• “Çalışanlar yaptıklarından bir haber.”
• “Muhatap bulmak ne kadar zor.”
• “Ne kaybettiklerinin farkındalar mı acaba?”

Yine sadece belge almayı hedeflemiş firmalarda, eğer yönetim inanmaz ise verdiğimiz eğitimlerde;

• “Bu konuları bize değil yönetime anlatsanız.”
• “Bunları acaba üst yönetim biliyor mu?”
• “Sadece bizim bilmemiz yeterli değil ki” gibi konuşmalar geçer çalışanlarla aramızda.

Evet, firma sahibi inanmazsa, çalışandan inanmasını beklemesin. Firmanızın geleceği için yapılacak olan hangi çalışma olursa olsun önce siz inanın, öğrenin ve zaman ayırın ki, çalışanlarınız da sizinle birlikte olabilsin.

Eğer inanarak sistem kurulmuş ise, bir süre sonra kendilerinin mutlu olduğu kadar dışarıdakilerden de olumlu izlenimler alırlar,

• “Artık bir bütçe oluşturduk.”
• “Günlük maliyetlerimizi görebiliyoruz.”
• “Verimliliğimiz de iyi.”
• “Müşteri memnuniyetini de arttırmaya başladık.”
• “Daha düne kadar küçük bir firma idiler, iyi büyüdüler.”
• “Çalışanlar firmalarına sahip çıkmışlar.”
• “Huzurlu bir ortam yaratılmış.”

Bu geminin kaptanı sizsiniz, istediğiniz limana götürmek sizin elinizde.

Paylaş