Haz 3, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Doküman Yönetimi

DOKÜMAN YÖNETİMİSistem kurma çalışmalarına “Doküman Yönetimi” ile devam ediyoruz.

Artık kuracağımız sistem ile kurumsal bir kimlik kazanarak ve nesilden nesile sürekli iyileşerek gelişmeyi istediğimize göre şimdi de sistemin bileşenlerini açıklayarak temellerimizi atmaya başlayacağız.

Nasıl ki bir canlıyı oluşturan en küçük yapı taşı “hücre” ve görevi de “canlıların yaşamsal faaliyetlerini gerçekleştirmek” ise sistemlerin de en önemli bileşeni “doküman” ve görevi de “şirketlerin yaşamsal faaliyetleri ile ilgili bilgiler sunmak ve kanıt toplamak” tır.

Canlıların yaşamsal faaliyetleri dediğimizde, yaşamlarını sürdürebilmek için yaptığı beslenme, solunum, dolaşım, boşaltım, sindirim, üreme, büyüme, gelişme, gibi faaliyetleri aklımıza gelir.

Şirketlerin yaşamsal faaliyetleri de canlılarınkine benzer. Onlar da doğar, beslenir, soluk alır, ürer, büyür ve sürekli gelişir. Bu gelişimin izlenmesi ve takip edilmesi gerekir. Yani birtakım yazılı ve görsel materyallere ihtiyaç vardır. İşte bunlar da dokümanlardır.

Doküman Nedir?

Doküman: Herhangi bir faaliyetin metotlarını ortaya koyan veya okuyanı bir iş, bir görevle ilgili yönlendiren, elektronik ortamda veya kâğıt ortamındaki yazılı metinlerdir. Bu dokümanlar “el kitabı, proses, prosedür, talimat, plan, liste, form…” gibi şekillerde olabilir. İleride daha detaylı bir şekilde açıklayacağım.

Dokümana Neden Gerek Vardır?

Öncelikle kullanacağımız dokümanların neler olacağı hakkında biraz bilgi vermek istiyorum. Firmanızın faaliyet alanı kapsamında oluşturması gereken dokümanları sırasıyla inceleyeceğiz.

Sakın “Bunlara ne gerek var? “demeyin. Yukarıda da bahsettiğim gibi, dokümanlar sistemin temel bileşenidir.

“Neden?”  diye sorarsanız,

Şirketlerde genelde yaşanan sorunlar hep aynıdır. Eğer firmaların iyi bir sistemleri yoksa hep gelen kişiler kendilerine uygun sistem kurarlar ve giderlerken de bu sistemi alıp giderler; çünkü diğerleri tarafından ya benimsenmemiştir ya da sistem tam olarak kurulamamıştır. Belki giderken firmada biraz iz bırakmışlardır; ancak sürekli devam etmemiştir.  Oysa iyi bir sistemi olan firmalarda kişiler değişse de sistemler aynıdır. Gelenler bu sistemi daha da geliştirip sürekli iyileştirmek için bir şeyler eklerler.

Bir örnek ile açıklamak istiyorum.

İlk işe girdiğim zamanı hatırlıyorum. Bir tekstil firmasıydı. Ben, okulda tekstil ile ilgili hiçbir şey görmemişim ve Eğitim Şefi olarak alındım. Benim için çok zor olacaktı; ama firma büyük ve kurumsal olunca aslında işimin zor olmadığını da ilerleyen zamanlarda anlamıştım; çünkü benim o bölümde yapacağım tüm adımlar yazılı idi. Bana kalan, tüm bunları okumak, bana bağlı olan kişilerle paylaşmak ve uygulamaya almaktı.

Aslında benim için çok zevkli bir başlangıç da olmuştu. Hem öğrenmiş hem de işe yeni başlayan arkadaşlara eğitim vermiştim. Bir ay gibi kısa bir sürede birçok bilgiye sahip olmuştum. Eğer elimde o bilgiler olmasaydı, hem öğrenmek, hem hazırlamak, hem de eğitmek bir ayda mümkün olamayacaktı.

Peki, firma beni neden işe almıştı? Zaten ellerinde hazır bir takım bilgiler vardı. Evet… Bilgiler vardı ama firma büyüyor, gelişiyor ve rakipler artıyordu. Proseslerini, maliyetlerini sürekli gözden geçirmeleri gerektiğini biliyorlardı. Bunun için de yeni birilerine ihtiyaç duymuşlar ve beni almışlardı. Çünkü bu bilgilere katma değer sağlamamı ve proseslerini daha da iyileştirmemi istemişlerdi. 3 ay kadar bu bölümde çalıştım.  Yeni gelen elemanların seçimi ve eğitimi ile ilgileniyordum. Elimdeki tüm dokümanlar hem benim işi öğrenmeme hem de daha iyi nasıl uygulanabileceği konularında fikirler üretmeme yardımcı olmuştu. Bu kısa zamanda şirkette en az 3 yıl çalışan biri kadar bilgiye sahip olmuştum. Sonrasında başka bir bölümde çalışmaya başladığımda da firmanın tüm proseslerini genel olarak öğrenmiş ve yeni görevimde de hiç zorlanmamıştım.

Bundan sonraki iş deneyimlerimde hiç böyle bir alt yapı ile işe başlamamıştım. İşte o zaman, işe yeni başlayan birinin böyle bir alt yapı ile başlamasının ne kadar önemli olduğunu bir kez daha anlamış oldum.

Evet, şimdi de sistem kuran firmalara bunun ne kadar önemli olduğunu anlatmak istiyorum. Doküman alt yapısı olan bir firmanın sürekli gelişmesi ve iyileşmesinin, böyle bir altyapısı olmayan firmaya göre çok daha hızlı ve düzenli olacağı kesindir.

Bu arada doküman dediğimde lütfen ürkmeyin. Teklif/Sipariş formlarınız, üretim iş emirleriniz, faturalarınız, stok kartlarınız varsa girdi kontrol formlarınız bunların boş hallerine “Doküman”, üzerlerine bilgi girilip saklandıktan sonraki haline de “Kayıt” diyoruz. Dokümanlar değiştirilebilir, ama kayıtlar değiştirilemez. Bu değiştirilemeyen kayıtlardan da veriler elde eder, şirketin bütçesini, maliyetlerini, hedeflerini ve performanslarını takip ederiz.

İşte bu kayıtlar, Read more »

FacebookTwitterGoogle+Paylaş