Browsing "Ana Sayfa"
Kas 19, 2018 - Ana Sayfa    No Comments

Veri Toplamak, Çok mu Gerekli?

indir

Doküman ve Kayıt arasındaki en önemli farkın kayıtların değiştirilemez olduğunu bir önceki yazımda bahsetmiştim. Veri ise; Elde etmek ve değerlendirmek istenilen bilgi olarak ifade edilebilir.

İster küçük ister büyük firma olsun hazırlanan ve doldurulan tüm form, liste, plan gibi dokümanlar kaydedildikten sonra bazen saklanıyor bazen de saklanmıyordur. Saklanmıyorsa problem o zaman başlar.

Şöyle bir düşünün: Firmanızın hedeflerini belirleyeceksiniz, ancak birkaç yıllık geriye dönük veriyi toplamak ve değerlendirmek istediniz ama bir türlü toplayamıyorsunuz; çünkü bu kayıtların gelecek yıllarda işinize nasıl yarayacağını bilmediğiniz için saklamadığınızı fark ettiniz.

Merak etmeyin yalnız değilsiniz.

Firmalar, genelde hangi verileri nasıl toplamaları gerektiğini bilmedikleri için ellerinde üzerinde tartışılacak ve karara bağlanacak kanıtları da yoktur. Bazıları buna ihtiyaç da duymazlar, çünkü her şey kafalarında saklıdır. Onlar bilirler ama bilgiyi kimse bilsin istemezler.

Bazen de firma yönetimi bu kayıtların saklanmasını istemez. Üretim Bölümü, üretir kaydetmez. Bakım Bölümü, bakım yapar kaydetmez. İnsan Kaynakları eğitim verir kaydetmez. Satınalma Bölümü satınalır kaydetmez.

Sanki her şey alım satım faturalarındaki değerlermiş gibi buna inanırlar. Parasal olarak düşünüp muhasebe tarafından çıkarılan kar ve zarar sonuçları ile sistem kurulmuş ve öylede devam edecekmiş sanırlar.

Oysa, sürekli iyileşme ve gelişme için düzenli tutulan kayıtlara, bu kayıtlardan elde edilen verilere ve bu verilerin değerlendirilmesine ihtiyaç vardır ama zaman kaybı olarak görürler hep bu işleri.

Bu arada;
“Ocak 2011 ilk haftası hangi ürünlerden ne kadar sattınız,
25 Ocak 2011 tarihli günlük maliyetiniz neydi,
yine bu tarihli depo giriş çıkış hareketleriniz nelerdi?” …gibi birkaç soru sordunuz.

Muhasebe, üretim ve satış bölümünden bu bilgileri çıkarmalarını istediniz. Bu bilgilerin sonu parasal değerlere bağlandığı için size en kısa zamanda bu bilgileri vereceklerdir.

Ancak;
A makinası ne zaman, ne kadar ve hangi konularla ilgili arızalandı,
X ürününde yaşanan kalite problemleri nelerdi,
En çok hangi tedarikçiden hatalı malzeme geliyor,
Hangi müşteri en çok hangi konularda iade ediyor,
Kalite oranımız nedir,
Fire oranı kaç,
Hurda sebepleri ve hurda oranı nedir,

diye sorsanız, eğer düzenli bir kayıt sistemleri yoksa raporların düzgün bir şekilde elinize geçmesi ya mümkün olmayacak ya da uzun bir zaman alacaktır.

Peki, şimdi ne olacak? O yılı iyi veya kötü atlattığınıza şükrediyorsunuz. Bundan sonra da böyle mi devam edeceksiniz, bu sistem doğru mu?

“Bu süre çok uzun, bu kadar zamanda neler yapılır neler!” diyenlerdenseniz, sizde kayıt sistemi iyi işliyordur. Size sözüm yok; sözüm, bu verileri toplamak için oldukça fazla zamana ihtiyacı olanlar içindir.

Her şeyi kafalarında tutmaya çalışan firmalar için veri toplama diye bir kavram pek gelişmemiştir. Onlar, ürünü satarlar, paralarını alırlar, kasaya koyarlar. Sonrasında “Biz bu kadar çalışıyoruz, ancak hala istediğimiz düzeylerde kazanç elde edemiyoruz” diyenlerdir.

Daha pek çok bilgiye ulaşmak için de düzgün işleyen bir kayıt sistemi oluşturmanız gerekir. İşte buradan elde ettiğiniz veriler sayesinde kişiye değil, sisteme bağlı kalırsınız. Yani biri gittiğinde eteklerimiz tutuşmaz. Yeni biri gelir ve firmanın var olan sistemini kullanır, ihtiyaç halinde iyileştirir ve geliştirir.

İşte bu kapsamda elde ettiğiniz veriler size geçmiş için bilgi verir, gelecek için de ışık tutar. Bu ışığın görüş alanını büyütmek veya küçültmek sizin elinizde.

Kaydınız bol, verileriniz doğru olsun.

FacebookTwitterGoogle+Paylaş
Haz 3, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Doküman Yönetimi

DOKÜMAN YÖNETİMİSistem kurma çalışmalarına “Doküman Yönetimi” ile devam ediyoruz.

Artık kuracağımız sistem ile kurumsal bir kimlik kazanarak ve nesilden nesile sürekli iyileşerek gelişmeyi istediğimize göre şimdi de sistemin bileşenlerini açıklayarak temellerimizi atmaya başlayacağız.

Nasıl ki bir canlıyı oluşturan en küçük yapı taşı “hücre” ve görevi de “canlıların yaşamsal faaliyetlerini gerçekleştirmek” ise sistemlerin de en önemli bileşeni “doküman” ve görevi de “şirketlerin yaşamsal faaliyetleri ile ilgili bilgiler sunmak ve kanıt toplamak” tır.

Canlıların yaşamsal faaliyetleri dediğimizde, yaşamlarını sürdürebilmek için yaptığı beslenme, solunum, dolaşım, boşaltım, sindirim, üreme, büyüme, gelişme, gibi faaliyetleri aklımıza gelir.

Şirketlerin yaşamsal faaliyetleri de canlılarınkine benzer. Onlar da doğar, beslenir, soluk alır, ürer, büyür ve sürekli gelişir. Bu gelişimin izlenmesi ve takip edilmesi gerekir. Yani birtakım yazılı ve görsel materyallere ihtiyaç vardır. İşte bunlar da dokümanlardır.

Doküman Nedir?

Doküman: Herhangi bir faaliyetin metotlarını ortaya koyan veya okuyanı bir iş, bir görevle ilgili yönlendiren, elektronik ortamda veya kâğıt ortamındaki yazılı metinlerdir. Bu dokümanlar “el kitabı, proses, prosedür, talimat, plan, liste, form…” gibi şekillerde olabilir. İleride daha detaylı bir şekilde açıklayacağım.

Dokümana Neden Gerek Vardır?

Öncelikle kullanacağımız dokümanların neler olacağı hakkında biraz bilgi vermek istiyorum. Firmanızın faaliyet alanı kapsamında oluşturması gereken dokümanları sırasıyla inceleyeceğiz.

Sakın “Bunlara ne gerek var? “demeyin. Yukarıda da bahsettiğim gibi, dokümanlar sistemin temel bileşenidir.

“Neden?”  diye sorarsanız,

Şirketlerde genelde yaşanan sorunlar hep aynıdır. Eğer firmaların iyi bir sistemleri yoksa hep gelen kişiler kendilerine uygun sistem kurarlar ve giderlerken de bu sistemi alıp giderler; çünkü diğerleri tarafından ya benimsenmemiştir ya da sistem tam olarak kurulamamıştır. Belki giderken firmada biraz iz bırakmışlardır; ancak sürekli devam etmemiştir.  Oysa iyi bir sistemi olan firmalarda kişiler değişse de sistemler aynıdır. Gelenler bu sistemi daha da geliştirip sürekli iyileştirmek için bir şeyler eklerler.

Bir örnek ile açıklamak istiyorum.

İlk işe girdiğim zamanı hatırlıyorum. Bir tekstil firmasıydı. Ben, okulda tekstil ile ilgili hiçbir şey görmemişim ve Eğitim Şefi olarak alındım. Benim için çok zor olacaktı; ama firma büyük ve kurumsal olunca aslında işimin zor olmadığını da ilerleyen zamanlarda anlamıştım; çünkü benim o bölümde yapacağım tüm adımlar yazılı idi. Bana kalan, tüm bunları okumak, bana bağlı olan kişilerle paylaşmak ve uygulamaya almaktı.

Aslında benim için çok zevkli bir başlangıç da olmuştu. Hem öğrenmiş hem de işe yeni başlayan arkadaşlara eğitim vermiştim. Bir ay gibi kısa bir sürede birçok bilgiye sahip olmuştum. Eğer elimde o bilgiler olmasaydı, hem öğrenmek, hem hazırlamak, hem de eğitmek bir ayda mümkün olamayacaktı.

Peki, firma beni neden işe almıştı? Zaten ellerinde hazır bir takım bilgiler vardı. Evet… Bilgiler vardı ama firma büyüyor, gelişiyor ve rakipler artıyordu. Proseslerini, maliyetlerini sürekli gözden geçirmeleri gerektiğini biliyorlardı. Bunun için de yeni birilerine ihtiyaç duymuşlar ve beni almışlardı. Çünkü bu bilgilere katma değer sağlamamı ve proseslerini daha da iyileştirmemi istemişlerdi. 3 ay kadar bu bölümde çalıştım.  Yeni gelen elemanların seçimi ve eğitimi ile ilgileniyordum. Elimdeki tüm dokümanlar hem benim işi öğrenmeme hem de daha iyi nasıl uygulanabileceği konularında fikirler üretmeme yardımcı olmuştu. Bu kısa zamanda şirkette en az 3 yıl çalışan biri kadar bilgiye sahip olmuştum. Sonrasında başka bir bölümde çalışmaya başladığımda da firmanın tüm proseslerini genel olarak öğrenmiş ve yeni görevimde de hiç zorlanmamıştım.

Bundan sonraki iş deneyimlerimde hiç böyle bir alt yapı ile işe başlamamıştım. İşte o zaman, işe yeni başlayan birinin böyle bir alt yapı ile başlamasının ne kadar önemli olduğunu bir kez daha anlamış oldum.

Evet, şimdi de sistem kuran firmalara bunun ne kadar önemli olduğunu anlatmak istiyorum. Doküman alt yapısı olan bir firmanın sürekli gelişmesi ve iyileşmesinin, böyle bir altyapısı olmayan firmaya göre çok daha hızlı ve düzenli olacağı kesindir.

Bu arada doküman dediğimde lütfen ürkmeyin. Teklif/Sipariş formlarınız, üretim iş emirleriniz, faturalarınız, stok kartlarınız varsa girdi kontrol formlarınız bunların boş hallerine “Doküman”, üzerlerine bilgi girilip saklandıktan sonraki haline de “Kayıt” diyoruz. Dokümanlar değiştirilebilir, ama kayıtlar değiştirilemez. Bu değiştirilemeyen kayıtlardan da veriler elde eder, şirketin bütçesini, maliyetlerini, hedeflerini ve performanslarını takip ederiz.

İşte bu kayıtlar, Read more »

May 12, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Çevre Yönetimi ve İSG Sistemi için Gereken Önemli Adımlar

Firmanızda sistem kurarken atlamamanız gereken diğer bir konu da çevre ve insan olmalıdır. Bu kapsamda aşağıdaki soruların cevapları aranmalıdır:

Çevre ile ilgili sorular:

  • Çevre boyutları tanımlanmış mı?
  • Yasal ve mevzuat şartları belirlenmiş mi?
  • Hedefler belirlenmiş ve gerçekleşmesi için programlar oluşturulmuş mu?
    images (2)
  • Çevre boyutları ile ilgili faaliyetler belirlenmiş mi?
  • Acil durumlar tanımlanmış mı?
  • Periyodik olarak uygunluk değerlendirmesi yapılıyor mu?
  • Kayıtlar doğru tutuluyor mu?

İSİG İle ilgili sorular:

  • Kuruluş sürekli olarak tehlikelerini tanımlıyor mu?
  • Bunlar ile ilgili risk değerlendirmesi yapıyor mu?
  • Gerekli önlemleri alıyor ve kontrol ediyor mu?
  • Hedefler belirlenmiş ve gerçekleşmesi için programlar oluşturulmuş mu?
  • Acil durumlar ve yapılması gerekenler tanımlanmış mı?
  • Kaza ve olay araştırmaları yapılıyor mu?
  • Performans, sürekli ölçülüyor ve izleniyor mu?
  • Kayıtlar doğru tutuluyor mu?

“Sistem kuruyoruz, çevre ile ne işimiz olur?” demiyorsunuzdur umarım. Tüm işletme sahipleri ve çalışanlar olarak aslında amacımız, çevremizi korumak ve kirlenmesini önlemek olmalıdır. Hem içeride hem de dışarıda temiz bir alanda çalışmak, aslında verimliliğimizi ve kârlılığımızı arttıracaktır.

“Çevre koruma” deyince, firmaların en basit kâğıt atıklarını toplaması ve bun­ları bir merkeze teslim etmesi bile hiç de küçümsenmeyecek bir davranıştır. Hızla büyüyen nüfus karşısında, artan yerleşim imkânları, fark edemediğimiz orman alanlarının taş bloklarla dolmasına sebep olmaktadır.

Evet, hepimiz kafamızı sokacak bir yer arıyoruz; ama bunu, ormanlarımızı yok ederek yapmamamız gerektiğini biliyoruz. 1 ton kâğıdı toplayarak 16 tane ağaç kurtardığımızı hatırlatmak istiyorum. Bu nedenle, en küçük firmada bile kâğıtların toplanması, çevreye olan duyarlılığımızı göstermektedir. Peki, yeti­yor mu? Tabii ki “Hayır!” Bunun yanında yapmanız gereken diğer çevre faali­yetlerini de sektörünüze göre belirleyip; standartlar, kanunlar ve yasal mevzu­at şartları doğrultusunda gerçekleştirmelisiniz.

Belki de birçoğunuz, çevre ile ilgili çalışma yapmaya başladığınızda devlet ku­rumlarının bu konuda ne kadar yetersiz olduğunu göreceksiniz. Ama olsun… Siz üstünüze düşeni yapın ki istemeye ya da söz söylemeye hakkınız olsun.

Yine çevrenizle birlikte korumanız gereken, bir de insanımız var. Bazen onları unutabiliyoruz. Firma sahipleri olarak, para verdiğimizde her şeyi yaptığımızı sanıyoruz. Para, sadece emeklerinin karşılığı… Bunu hepimiz biliyoruz. Diye­lim ki ağır ve tehlikeli işler grubunda bir işletmeniz var. “Bana ne, sen kendini koru” diyebilir miyiz? Hayır… Kanunlar, bize çalışanlarımız için uygun çalışma ortamı hazırlamanız gerektiğini belirtip periyodik olarak da kontroller yapmak zorunda olduğunuzu söyler.

Eğer tozlu bir ortamınız varsa,

  • Üretim teknolojinizi değiştirmeli veya geliştirmelisiniz, images (3)
  • Malzemenizi kontrol etmelisiniz,
  • Havalandırma yapmalısınız,
  • İşaretler koymalısınız,
  • Eğitimler vermelisiniz,
  • En son olarak da kişisel koruyucu ekipmanlar (maske, gözlük, eldiven gibi) vermelisiniz.

Oysa biz, böyle bir ortama sahipsek en son yapmamız gereken faaliyeti en önce yapıp çalışanı koruduğumuzu söyleriz. Kişisel koruyucu ekipman takma ile so­runun çözüldüğünü düşünürüz; oysa oraya gelene kadar, yapılacak çok adım vardır. Ama sistemin en sevdiğim tarafı, hepsini hemen istemez. Bir plan içer­sinde ve belirlenen bir periyotta, sırasıyla yapılmasını öngörür. Burada önemli olan, hedefler doğrultusunda bunları sırasıyla gerçekleştirmektir.

Tüm bunları yaparken her zaman bahsettiğim gibi çevreyi düşünerek çevre boyutlarını, insanı düşünerek tehlike ve riskleri ve ayrıca oluşabilecek acil durumlar karşısında almaları gereken adımlarla ilgili prosesler tanımlanmalıdır ki herhangi bir problem ile karşılaşıldığında büyük şeyler kaybedilmesin…

Çevreye ve insana duyarlı olmanız dileğiyle.

May 1, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Proje Liderinin Seçilmesi ve Proje Ekibinin Oluşturulması

Siz, kendinize inanın,
başkaları da size inanacaktır.
( J.W. Von Goethe)

Evet!

Üst Yönetim olarak sistem kurmak ve başlamak için, inandınız ve tüm çalışanlarınıza projeyi anlattınız. Şimdi atmanız gereken ikinci adım; firmanıza sistem kurarken size yardım edecek bir “Proje Liderini” seçmeniz ve bunu da çalışanlarınıza duyurmanızdır. Proje Lideri’ni, sunuşunuzu yaparken de açıklayabilirsiniz. Birçok firmada olduğu gibi üst yönetim tarafından atanan ve tüm çalışanlara görevi anlatılan kişilerin, firmada daha başarılı olduğu bir gerçektir.

Proje Lideri, firma içinden veya yeni birisi de olabilir, bu fark etmez. Önemli olan, kuracağınız sistemi bir “proje” gibi düşünmenizdir. Kurmak istediğiniz sisteme, kimin liderlik etmesini istediğiniz ve hep yanında olacağınızı belirtmeniz gerekir. Bu konuda beklentilerinizi karşılayabilecek aşağıdaki özelliklere sahip bir kişiyi “Proje Lideri” olarak belirlemelisiniz. Bu kişi, projede sizi temsil edeceği için sizin desteğinize her zaman ihtiyacı olacaktır. Lütfen, zorlandığı, tıkandığı ve yol alamadığı zamanlarda destek olun…

Sizin inancınız onun da inancına güç katacaktır.

Peki, bu kişi kim ve hangi özelliklere sahip olmalı?images
• Hedef bilinci olan,
• Okumayı ve araştırmayı seven,
• Özverili çalışabilen,
• İyi iletişim kurabilen,
• Sır saklayan,
• Ekip çalışmasına yatkın,
• Görev paylaşımı yapabilen,
• Sıkı takipçi,
• Ofis programlarını iyi bilen,
• İnsiyatif kullanabilen biri olmalıdır ki sisteme sahip çıksın.

Siz de Proje Liderinin yanında olur, istenenleri önce siz uygularsanız, takip ederseniz, onun da uygulaması ve uygulatması daha kolay olacaktır. Yoksa yalnız bırakılırsa, “Bu, senin işin” denilir ve geri çekilinirse, burada “yanlış” başlar ve öyle devam eder. Genelde yalnız kalır, hele bir de deneyimsiz ise ne yapacağını şaşırır, şirket çalışanları ile mücadele içine girer. Genelde de firmalar bu işe sanki “başka bir iş”miş gibi baktıklarından proje ortada kalır ve o ana kadar yapılan çalışmalar boşa gider.

Bu konuyu bir örnek ile açıklamak gerekirse:
Kalite Yöneticisi olarak bir firmada çalışan bir arkadaşım anlattı. Sizlerle paylaşmak istedim: Bu arkadaşım, TS 18001 İş Sağlığı ve İş Güvenliği sistemi kurmak üzere işe alınmış; ancak bu konu ile ilgili bilgiye sahip değilmiş. Firma sahibi ile iyi iletişim kurmaları sonucu işe alınmış. Firma sahibi de “Merak etme eğitim aldırırız, biz de yardımcı oluruz, kurarız sistemi.” demiş ve başlamışlar işe…

İlk ayın sonunda arkadaş, eğitime gönderilmediği gibi destek de alamamış.

Firmanın işleri çok yoğunlaşmış, TS 18001 ile ilgilenememişler. Arkadaş, kendi başına araştırmalar yapmış, bölümlerden bilgiler toplamış ve yazmaya başlamış.Ancak, bu sistem sadece yazım işi olmadığından yazılanların uygulanmaması sonucu hiçbir ilerleme kaydedilmemiş. Altıncı ayın sonunda da firma sahibi “Bu iş olmayacak çok yoğunuz.” diyerek arkadaşı işten çıkarmış.

Eğer Proje Lideri, proje bitmeden işten çıkartılmış ise proje ortada kalır, uzar gider. Tüm çalışanların moral motivasyonu azalır, sisteme olan inanç yitirilir.

Proje bittikten sonra işten çıkarılırsa, bu sefer de yapılan onca emek boşa gitmiş olur. Aslında sistem kurulduktan sonra bu kişiye ihtiyaç daha fazladır. Bir şeyi kazanmak ne kadar zorsa, onu korumak da o kadar zordur. Bu sebeple Proje Lideri bu iş için alınmış ise sistem kurulduktan sonra sistemde kalmalı ki sistemin çalışıp çalışmadığını kontrol edebilsin. Bu nedenle yapılması gereken şey, doğru insanı seçmek ve bu uzun yolculukta birlikte olmaktır.

Ayrıca, belli aralıklarla bağımsız bir denetim ekibi ile sistemi gözden geçirmek de uygun olacaktır.
Çünkü “sistem kurmak”, bir kişinin tek başına başarabileceği bir yolculuk değildir. Mutlaka her projenin bir lideri ve proje ekibi olmalı, sistemin sürekli gelişimi için uygulamaları takip ve kontrol etmelidir.

Bu sebeple üst yönetim olarak atmanız gereken üçüncü adım: Read more »

Şub 16, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Sistem Kurma Gereklerinin Tüm Personele Aktarılması

“Kaptanın ustalığı deniz durgunken anlaşılır mı?”
LUKİANOS

 

Evet, yeniden yapılanmak için ADIM ADIM sistemimizi kuracağız. Bu bir değişimdir ve bu değişim de bir projedir.

Bu projenin ilk adımı da yöneticiye aittir.

Üst yönetim

Yapılacak olan çalışmanın tüm personele aktarılması gerekir. Ancak bu, firma sahibinin / üst yönetimin aslında pek sevmediği bir adımdır. Konuşmak, onlar için çok zordur. İsterler ki kendileri söylemeden herkes her şeyi bilsin. Tabii ki bu mümkün değil… Hangi yöne gidileceği üst yönetim tarafından açık bir şekilde anlatılmalı ki, çalışanlar da neler yapılacağı ve nasıl gidileceği konusunda fikir üretebilsinler.

“Proje doğru başlarsa, doğru yürür.”

Bu kapsamda bu iş nasıl yapılacak?

Firma sahibi/Üst Yönetim;

Öncelikle idari personeli toplayarak, genel olarak bilgilendirir ve

  • Projenin adını/amacını,
  • Kapsamını,
  • Planlanan başlangıç ve bitiş tarihini,
  • Firmaya ve çalışanlara yararlarını anlatır.

Sonrasında da tüm çalışanlarını toplar, eski ve yeni tüm personeline tekrar bir konuşma yapar;

  • Projenin adını/amacını,
  • Kapsamını,
  • Planlanan başlangıç ve bitiş tarihini,
  • Firmaya ve çalışanlara yararlarını anlatır.

Bu konuda desteklerini ister, her zaman yanlarında olduğunu beden dili ile de hissettirir ve onları inandırır. Burada önemli olan Firma sahibinin/Üst Yönetimin inandırıcılığıdır. Gerçekten değişmek istediklerini, projeye bakış açılarını uygun bir dille anlatmalıdırlar ki, çalışanlarını inandırabilsinler. Çalışan inanmazsa projenin yürümesi çok zor olur. Bu sunum da mutlaka üst yönetim tarafından yapılmalıdır ki yoksa inanç olsun.

Bu konuyu bir örnek ile pekiştirmek istiyorum.

Kalite Yönetim Sistemi kurmak isteyen bir firma için teklif vermeye gittiğimde, genç bir arkadaş karşıladı beni. Firmada yeni olduğunu ve ISO 9001 belgesi alınması için işe başladığını ve konu ile ilgili çalışma yapması gerektiğini anlattı. İşe başlayalı bir ay olmuş ama genel olarak firmayı tanımaya yetmiş.

Bana firmanın sıkıntılarını anlattı ve birlikte ne yapacağımıza karar verdik. Benden teklif istedi. Bu süreç bir kaç kez tekrar etti. Son olarak, yönetici ile de fiyatı görüştükten sonra anlaştık ve işe başladım.

Yukarıda bahsettiğim gibi; işe başlamadan önce üst yönetime niçin sunuş yapması gerektiğini açıkladım. “Ben kimim, niye burada bulunuyorum?” ve “Ne yapacağım?” konularında personelini bilgilendirmesini istedim. Bana verilen cevap; “Siz işe başlayın, bir ara söyleriz” oldu. Ben de; böyle olmayacağını, mutlaka projenin ve benim çalışanlara duyurulmamız gerektiğini anlattım. Bu sefer de “Siz toplayın personeli, duyurun o zaman, ben şimdi anlatamayacağım. Siz bu konularda tecrübelisiniz, daha iyi bilirsiniz” dendi. 

Evet, ben bu konularda tecrübeliyim ama firma benim değil ki. Onları heyecanlandıracak ve yönlendirecek ben olamam, olmamalıyım. Firmanız için ne istediğinizi çok iyi bilmelisiniz ki, çalışanlarınızı da yapmak istedikleriniz doğrultusunda koşturabilesiniz. Siz inanmazsanız, onlar da inanmazlar.

Burada bir binbaşının sözünü söylemek istiyorum: Read more »

Oca 17, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Bizim Sektörde Sistem Kuran Olmuş mu?

Aslında zordur “sistem kurmak”; standartlar, kanunlar ve yasal mevzuatlar çerçevesinde çalışmak… Kişilerin olduğu kadar, firmaların da bir standarda girmesi zordur. Aslında bir ilk olmak isterler ama cesaret de edemezler. Birinin denemiş ve başarmış olması onları cesaretlendirir.

Zaten cesaretleri olsa sormazlar “Bizim sektörde sistem kuran olmuş mu?” diye. İlk olan firmalar zaten almış başını gitmiştir. Onların bu soru ile uzaktan yakından ilgisi yoktur; çünkü onlar zaten hep ilk ve takip ettiren olmak istemişlerdir; takip eden değil… Onlar, cesaretli olanlardır.

Sistem kurmak için önce istemek, sonra inanmak ve sabırla uygulamak gerekmektedir.

Bazen isterler, inanırlar ama uygulamadan önce benzer firmaları araştırırlar. Ne yaptıklarını, nasıl yaptıklarını ve kimlerle yaptıklarını sorgularlar. Sonrasında daha çok boğularak çok daha umutsuzluğa kapılırlar.

Çünkü bilmezler ki “Her firma ayrı bir dünyadır.” aslında…

Kendilerine özel olanı ararlar…

Vazgeçerler çoğu zaman da…

Cesaret

Oysa; Read more »

Oca 17, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Biz, Daha Önce Denedik ama Olmadı.

“Bildiklerimiz değil, doğru zannettiklerimiz başımızı belaya sokar.”
(Lincoln)

Birçok firmayı incelediğimizde gördüğümüz bir gerçek vardır. Aslında onların da yapmak istedikleri bir şeydir “sistem kurmak.” Hedefleri, nesilden nesile büyümek ve gelişmektir.

İster yeni, ister eski bir firma olsun, bir an önce büyüsün, verimli olsun ve kâr elde etsin isterler. Bunlardır acil istedikleri; ancak bunları isterken çok sabırsız davranırlar, yeni bir firmanın çok çabuk büyüyeceğini, kurulmuş bir firmanın da çok çabuk değişebileceğini düşünürler.

Aslında “çok şey bilir firma sahipleri” ama iş uygulamaya geldiğinde hiç vakitleri yoktur. Kendilerine göre bir düzen kurmuşlardır ve bu düzen içinde dönüp dururlar. Hayalleri hep büyümek, verimli olmak ve kâr elde etmektir. Bu arada, teknoloji gelişmiştir, yöntemler değişmiştir, yeni yeni fikirler oluşmuştur ancak değişmeyen bir şeyleri vardır; “vazgeçilemez” alaylı bir veya birkaç kişileri… Zamanında bu yola, birkaç kişi ile birlikte çıkmışlardır. Bazen hiç tahmin edemedikleri kadar büyümüşler, kendileri de şaşırmıştır bu işe, bazen de hiç memnun değillerdir bulundukları yerden. Her iki durumda da artık bir şeylerin değişmesi gerektiğinin farkındadırlar; ancak nereden başlayacaklarını ve bunun nasıl olacağını bilemezler bir türlü.

Bu kişiler, kendilerini firmaya öyle kabul ettirmişlerdir ki firmalar da onlar gittiğinde işlerin yürümeyeceğini zannederler ve değişmesi gereken sisteme kendileri “taş koyarlar.”

Bir grup firma sahibi de aslında bu kişilerin, firmadan çoktan gitmesi gerektiğine herkesi inandırırlar ama bu konuda çok duygusal oldukları için de onların her türlü kaprisine boyun eğerler ve çalışmaya devam ederler.

Her “Değişmeliyiz!” Read more »

Oca 9, 2015 - Ana Sayfa    No Comments

Sistem Kurmaya Başlıyoruz

kitap“Adım Adım Sistem Kurma” adlı kitabımı yazarken kitabı alanlar, okuyup kendi kendilerine sistemlerini kursunlar, mutlu olsunlar ve teşekkür etsinler istemiştim. Evet, kitap satışa sunuldu ve bana gelen geri dönüşler çok olumluydu; ancak eksik bir şey vardı. Kitap içindeki örnekler kısıtlıydı. Evet, bunu biliyordum; çünkü onları da ekleseydim şu an 600 sayfa olan kitap çok daha kalın olacak ve alıcıyı engelleyecekti. Bu yüzden de bu şekilde kalmasına karar verdik, basımını yapıldı ve satışa sunduk. Ancak bu eksik kısım hep içimde kaldı ve bu yıl fırsat bulup ikinci kitabımı yazmaya başlamadan önce kitabın içindeki örnek dokümanları sizlere bir CD ile satışa sunmaya karar verdim.

Peki, internetin bu kadar yoğun bir şekilde kullanıldığı, hemen hemen her şeye kolayca ulaşılan bir ortamda bu ne işe yarayacak, derseniz:

Eğer bilmediğiniz bir sistemi kurmak isterseniz, önce öğrenmeniz, sonra uygulamanız ve kontrol ettirmeniz gerekiyor.

Peki, öğrenmek için konu ile ilgi eğitim aldınız diyelim, hiç bilmediğiniz bir sistemi uygulamak için bu yeterli mi? İşte bu süreçte sizlere rehber olmak, yolunuzu açmak ve ışık tutmak istedim. Adım adım anlatacağım çalışmaları CD’de topladım, örnekleri verdim, hangi sırada hangi dokümanı hazırlayacaksınız bunlardan bahsettim. Bundan sonrası artık size kalmış. Ancak bilmenizi istediğim bir şey var ki o da, sisteminizi kurarken takıldığınız ve sormak istediğinizde burada olduğumu bilmenizdir.

Tek yapmanız gereken şey “Bilmiyorum, siz yardımcı olabilir misiniz?” demeniz. Biliyorsam evet, bilmiyorsam ben de bu konuyu bilmediğimi öğrenirim. Bu sayede benim de ufkumu açmış olursunuz ve birlikte öğrenip gelişiriz.

CD elinize geçene kadarki süreçte buradan da sizlere destek olmaya çalışacağım.

Evet, başlıyoruz: Read more »

Eki 19, 2014 - Ana Sayfa    No Comments

Sistem Kurmak ve Planlamak Neden Zordur Bilinmez…

Özellikle hemen hemen herkes tarafından bilinen ancak uygulamaya alınması konusunda nedense zorlanılan, ünlü İstatistikçi Walter Shewhart tarafından icat edilen ancak Dr. Edwards Deming tarafından üne kavuşturulan PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et- Önlem Al)  döngüsünü hatırlatarak başlamak istiyorum.

Her şeyin bir başlangıcı ve bitişi olduğu ve her bitişin yeni başlangıçlar yarattığı bu sürekli iyileştirme döngüsü olan PUKÖ’nün hayatımızın her alanında kullanabildiğini hepimiz biliyoruz. Biliyoruz ama kullanabiliyor muyuz? İşte bu tartışılır.

Gerçekleşmesini düşündüğümüz her şeyin o kadar çabuk olmasını istiyoruz ki Japon atasözü olan “Planlamaya ayrılan on dakika uygulamada bir saat kazandırır.” sözünü unutuyor ve hemen uygulamaya geçiyoruz. Uzun vadeli düşünemiyor anı yaşıyoruz. Bu sebeple de rotası belli olmayan bir gemi gibi rüzgârın götürdüğü yere gidiyoruz. Oysa hedefleri belli olan toplumlar, insanlar ve şirketler bu döngüyü bilinçli bir şekilde kullanabildiklerinde istedikleri yere istedikleri zamanda ulaşabiliyorlar. Öyle hemen değil. Hedef koymak sabır gerektirir. Hedefi gerçekleştirmek de iyi planlama ve sistem kurmak gerektirir. Amaç; ulaşılmak istenen hedef için geleceği görmek, istemek, istenilen şeye kilitlenmek ve bunun için planlama yapmaktır.

Peki, Planlama nedir? Read more »

Mar 19, 2014 - Ana Sayfa    No Comments

Herşey Bir Hayalle Başlar…

İnsan hayalleri ile yaşar. Ben de hayallerimle hayat buluyorum; yaşama sevincim de hayallerimden geliyor.

Mesleğimi ben seçmedim. Çoğu genç gibi ben de üniversite seçimimi ailemin tercihleri ile yaptım. Benden iki yıl önce kuzenim eczacılığı kazanmıştı; oysa ailemizin hayali çocuklarından birinin doktor olmasıydı.  Bizim kuzen, yanlış(!) sıralama yaparak eczacılığı kazanmıştı.

Aslında o, doktor olmak için çıkmıştı bu yola. Kader…

Sıra bana gelmişti. Ailede sadece kız çocuklar okumuştu, erkek çocuklara ayrı ilgi ve alaka gösterilmesine rağmen hiçbiri üniversitenin kapısından geçememişlerdi. Üzerimde ciddi bir baskı vardı… Kuzen, doktorluğu kaçırmıştı; benim kazanmam gerekiyordu; bu şart olmuştu.

Ancak, benim dönemimde de İstanbul dışında üniversite kazandığınızda gönderilmiyordunuz. Read more »